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Gagnez en productivité en maîtrisant vos outils numériques

Gérer la sécurité de vos outils numériques pour gagner en productivité

Les basics de la sécurité de vos outils numériques

  • « Backuper » (sauvegarder) ses données : Dropbox, TimeMachine…
  • Synchroniser ses contacts, son agenda, sa « To Do », ses favoris…
  • Avoir un gestionnaire de mots de passe Internet : LastPass
  • Avoir un « coffre fort » : VeraCrypt, Keepass
  • Activer l’authentification en 2 étapes sur les comptes clés (Google…)
  • Avoir son OS et des logiciels à jour

Idées de mot de passe

  • « 1ère lettre de l’url du site » + « une phrase/MAJ/Chiffre » + « dernière lettre de l’url du site »
  • Dessiner une lettre, un mot ou un nombre sur un clavier numérique (comme pour débloquer un smartphone sous Android)

Etre plus productif dans la gestion de son travail quotidien

Les généralités

  • Avoir une « To Do » pour se « libérer l’esprit »
  • Grouper les tâches : emails, appels téléphoniques, réunions, réflexions…
  • Pas plus de 30-70% de réunions dans une journée voir faire des réunions debout de 30mn-1h

La « To Do »

  • Utiliser un gestionnaire de tâches : Trello, Things, Asana
  • Utiliser les colonnes suivantes « Doing », « To Do », « Waiting For » et « Backlog »
  • Eventuellement utiliser une colonne « Projets » (organisé en « D-TD-WF-B »)
  • Prioriser sur l’axe vertical les tâches et dérouler ses tâches de haut en bas
  • Traiter la « Waiting For » une fois par semaine pour les relances
  • Mettre ses idées dans la Backlog
  • Dérouler sa « To Do » en fin de semaine (priorités, mise en backlog…) pour « faire le ménage »
  • Eventuellement se faire une « To Do » du jour de préférence la veille
  • Pour aller plus loin s’inspirer des méthodes Getting Things Done ou encore Kanban

La gestion des réunions

  • Trouver une date de réunion : Doodle
  • Créer un document unique Google Docs avec :
    • Points à aborder : TD/DG/WF/NT
    • Compte Rendu : DN/NT
  • Exemple de note :
    • (TD : JI) Mettre à jour le BMC
    • (TD : 3) Brainstormer sur le LC

Gérer son agenda

  • Google agenda

Gagner en productivité dans votre recherche d’information

Maîtriser son navigateur

  • Avoir un gestionnaire de mot de passe : LastPass, Dashlane
  • Bien gérer et organiser ses favoris (nom + répertoire)
  • Utiliser les suggestions d’url du navigateur (+ »? »)
  • Utiliser abondamment les onglets et switcher entre eux

Les raccourcis essentiels de votre navigateur

  • Switcher entre les onglets : « Shift+Tab » et « Ctrl+Shift+Tab »
  • Trouver un terme dans la page : « Cmd+F » (+ « Cmd+G » pour suivant)
  • Créer un nouvel onglet : « Cmd+T » (+ « Cmd+Shift+T »)
  • Effectuer une recherche rapidement : « Cmd+L »
  • Combo : « Cmd+T » + « Cmd+L » + Recherche
  • Fermer l’onglet courant : « Cmd+W »
  • Rafraichir la page : « Cmd+R »
  • Pour les formulaires : « Tab » + « Shift+Tab »
  • Sélection multiple : « Shift+Cmd » et « Cmd+Clic »

Bien partager l’information pour gagner en productivité

Quelques conseils généraux sur la gestion des emails

  • On utilise les emails pour déléguer/demander (on attend une réponse)
  • Désactiver les notifications et utiliser les VIPs
  • Taper plus rapidement
  • Avoir un bon outil de gestion des Spams
  • Utiliser les filtres
  • Répondre à ses mails du plus ancien au plus récent

Les raccourcis essentiels pour votre outil d’email

  • Nouvel email : « Cmd+N »
  • Répondre à un email : « Cmd+Shift+R » (pour répondre à tous) + « Cmd+R »
  • Envoyer un email : « Cmd+D »

Besoins et outils à utiliser

  • Pour notifier sans attendre de réponse et/ou être non intrusif : Slack
  • Pour échanger (en temps réel) : Skype, téléphone, IRL (in real life)…
  • Pour discuter de manière « décousue » à plus de 2 : Slack

Les outils essentiels pour être plus productif

  • Communication d’équipe : Slack, BaseCamp, Hub…
  • Partage de fichiers : DropBox, Google Drive
  • Partage de tâches : Trello, Asana
  • Agenda partagé : Google Agenda…
  • Chat/discussion : Franz, Skype, Slack, Whatsapp, téléphone, texto…
  • Faire un choix en équipe : Doodle
  • Notifier : Slack (sans attendre de réponse/non intrusif)

Bien stocker son information pour gagner du temps

La gestion des répertoires pour être plus productif

  • Faire des arborescences « plates » (3 niveaux max.) : projets, clients… et MC (ou soi-même)
  • Il n’y a pas de règle pour nommer ses répertoires, les nommer de manière parlante : selon des entités (personnes, sociétés, objets, outils…), une compétence, un objectif, un repère temporel…
  • Classer ses répertoires par défaut par « Date de modification »
  • Créer des sous-répertoires seulement quand on a trop de fichiers et qu’on ne s’y retrouve plus (pas avant) : on ne prévoit pas l’arborescence à l’avance !
  • Pour des repertoires partagés il faut un minimum de règles/structures

La gestion des fichiers pour gagner du temps

  • Bien nommer ses fichiers (+ version du fichier)
  • Versionner ses fichiers pour les changements majeurs (+ répertoire « /Old ») et garder le « versionnage » système pour les versions intermédiaires

La gestion de vos urls

  • Bien organiser ses favoris dans des répertoires

La bonne manière de créer/formaliser l’information pour gagner en productivité

Les outils essentiels

  • Prendre des notes : un éditeur de texte sans formatage : Sublime Text, TextEdit, Notes…
  • Compléter, signer ou prendre des notes sur un document pdf : Preview, Adobe Acrobat…
  • Modéliser : Curio, outils de Mindmap…
  • Modifier/Retoucher une image : Photoshop, Gimp
  • Faire des calculs/graphiques : Excel, Calc…
  • Faire des présentations : Bunkr, Powerpoint…
  • Gérer ses contacts : Google Contact

Il existe un template pour tout !

  • Acheter des templates pour économiser de l’argent !
  • Carte de visite, présentation, mailing, logos, landing… : Themeforest.net
  • Images, photos, vidéos, musique… : iStock, Fotolia
  • Visuels texte + image : canva.com
  • Association de couleurs : color.adobe.com/explore/
  • Autre : modèles de lettre…

Le traitement de texte

  • Taper « à l’aveugle »
  • Utiliser des outils de type « Text Expender »
  • Naviguer dans le texte : « Alt+flèches », « Cmd »+flèches »
  • Sélectionner du texte : « Shift+flèches », « Shift+Alt+flèches », « Cmd+A »
  • Mise en forme du texte : « Cmd+B », « Cmd+U », « Cmd+I »
  • Les classiques : « Cmd+C », « Cmd+V », « Cmd+X »

Gagnez en productivité en maîtrisant votre Smartphone

Quelques conseils pour gagnez du temps avec son Smartphone

  • Un smartphone bien configuré pour travailler pendant les temps d’attente
  • Synchroniser ses contacts, son agenda, ses favoris, ses emails… avec son Smartphone
  • Utiliser les Apps Slack, groupes WhatsApp, Trello, Dropbox, LastPass, Evernote
  • Taper au clavier en mode dactylo (taper avec ses 2 mains sans regarder le clavier)
  • « Backuper » (sauvegarder) son SmartPhone
  • Configurer ses notifications pour ne garder que les plus importantes
  • Noter ses idées dans une tâche Trello « A ajouter à la To Do » (ou s’envoyer un mail)
  • Avoir un kit main libre branché en permanence
  • Profiter des trajets pour écouter des conférences, TEDx, Poscasts, Mooc…

Gagnez en productivité en maîtrisant votre système d’exploitation

Quelques conseils pour bien maîtriser son OS

  • Configurer son système d’exploitation (paramètres)
  • Bien organiser ses fenêtres avant d’attaquer une nouvelle tâche
  • Switcher entre les fenêtres via son clavier
  • Utiliser un gestionnaire de fenêtres : BetterSnapTool
  • Configurer chaque nouvel outil avant de s’en servir

Quelques généralités à appliquer pour gagner en productivité

  • Si on utilise plus de 10 fois le même menu dans la journée avec sa souris, il faut chercher et utiliser le raccourci correspondant et l’utiliser
  • Se coller un post-it sur son écran pour chaque nouveau raccourci
  • Identifier ses 3 outils principaux et connaitre 80% des raccourcis par coeur (+ les raccourcis de traitement de texte)

Les raccourcis essentiels

  • Switcher entre les fenêtres
  • Spotlight (ou barre de recherche de son PC) : « Cmd+Space »
  • Retour arrière/avant : « Cmd+Z » (+ « Shift+Cmd+Z »)
  • Raccourci « copie d’écran »

Estimation de gain de temps quand on maîtrise ses outils numériques

Les Objectifs

  • Acquérir les bonnes pratiques
  • Etre dans un processus d’amélioration continue pour gagner du temps au quotidien avec ses outils numériques

On gagne du temps quand

  • On n’utilise pas sa souris (hors navigation Internet et Finder/Explorateur)
  • On ne regarde pas son clavier
  • On utilise majoritairement les raccourcis
  • On trouve tout de suite l’information
  • On utilise les « bonnes » applications
  • On est bien organisé dans son travail (tâches, priorisation…)

Quelques estimation de gain de temps sur une année de travail (252 jours)

  • Rechercher un fichier : 2 à 6 semaines
  • Taper à l’aveugle : 1 à 2 mois
  • Utilisation du menu VS les raccourcis : 1 à 3 semaines
  • Chercher ses mots de passe : 2 à 4 semaines
  • Switcher de fenêtres : 1 à 2 semaines
  • Remplir et/ou signer un formulaire papier VS pdf : 1 à 2 semaine

Soit entre 2 et 4 mois de gain de temps dans son travail (entre 20 et 50%).

Ces statistiques ont été calculées en mesurant le temps à faire les actions citées plus haut pour une personne lambda qui utilise ses outils numériques de manière classique et pour une personne qui les utilise de manière optimisée. Le gain de temps (souvent en 10e de seconde, secondes ou dizaines de secondes) a été multiplié par le nombre de fois où l’on réalise l’action dans une journée, le tout multiplié par 252 jours de travail.

Le résultat est bien évidement approximatif et dépend aussi du temps que l’on passe sur ses outils dans sa journée et du « type d’utilisation » que l’on a de ses outils. L’objectif étant de donner une idée d’ordre de grandeur. Tous les commentaires sont les bienvenus et me permettrons, j’espère, d’affiner ces chiffres 🙂

Gagnez en productivité en organisant et optimisant votre environnement de travail

Le prérequis pour un environnement de travail optimisé

  • Un ordinateur performant (pas de latence)
  • 1 écran supplémentaire (idéalement en 21:9)
  • Une souris configurable
  • Un bon clavier
  • Une bonne connexion Internet (fibre…)
  • Un casque audio + micro

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Une souris configurable

  • 3 et 4 > Clic droit et gauche de la molette de défilement : navigation entre les onglets de votre navigateur
  • 1 et 2 > Bouton « Page up » et « Page down » pour faciliter la navigation sur les pages web
  • 5 > Pour visualiser toutes les fenêtres d’un coup

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Une clavier optimisé

  • Coller une pastille noire par semaine sur une touche pour apprendre doucement et facilement la dactylo
  • Pour se spécialiser vous pouvez jouer à des « Serious Game » comme « Typing of the dead« 

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